İşletmelerin yasal yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için muhasebe süreçlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesi büyük önem taşır. Bu sürecin temel yapı taşlarından biri olan defter tasdikleri, Vergi Usul Kanunu kapsamında belirli dönemlerde gerçekleştirilmek zorundadır. Defter tasdik işlemi, kullanılacak yasal defterlerin noter onayına sunularak resmiyet kazanmasını sağlar. Özellikle yıl sonuna yaklaşırken pek çok işletme defter tasdiklerinin ne zaman yapılması gerektiğini araştırır. Bu yazıda defter tasdikleriyle ilgili zamanlamalar, yasal zorunluluklar ve dikkat edilmesi gereken detayları ele alıyoruz.
Defter Tasdiki Nedir?
Defter tasdiki, işletmelerin tutmakla yükümlü olduğu yasal defterlerin noter tarafından onaylanarak resmi geçerlilik kazanması işlemidir. Bu işlem, işletmenin türüne, faaliyet alanına ve defterin çeşidine göre değişiklik gösterebilir ancak tüm işletmeler için ortak bir amaç taşır: kayıtların güvenilirliğini ve yasal geçerliliğini sağlamak.
Hangi Defterler Tasdik Edilmelidir?
İşletmelerin faaliyet şekline göre tutmak zorunda olduğu defterlerin bir kısmı yasal zorunluluk kapsamında tasdik edilmelidir.
Yevmiye Defteri
Tüm işlemlerin tarih sırasına göre kaydedildiği bu defter, işletmelerin mali süreçlerini belgeleyen temel kaynaklardan biridir.
Defter-i Kebir
Yevmiye defterinde yer alan bilgilerin sistematik olarak sınıflandırıldığı defterdir ve muhasebe hesaplarının takibi için kullanılır.
Envanter Defteri
İşletmenin dönem sonu varlıklarını ve borçlarını gösteren bu defter, bilanço düzenlemesinde temel alınır.
Pay Defteri ve Yönetim Kurulu Karar Defteri
Şirket türüne göre özellikle anonim ve limited şirketlerde kullanılmak zorundadır ve ortakların paylarına ilişkin kayıtları içerir.
Defter Tasdikleri Hangi Dönemlerde Yapılır?
Defter tasdiklerinin zamanında yapılması, cezai yaptırımlarla karşılaşmamak için oldukça kritiktir.
Yeni Kurulan İşletmelerde Tasdik Süresi
Yeni açılan bir işletme, faaliyet başlangıç tarihinden önce yasal defterlerini notere tasdik ettirmelidir. Başlangıçtan sonra yapılan tasdikler geçersiz sayılır ve yasal sorunlara yol açabilir.
Faaliyetine Devam Eden İşletmelerde Yıl Sonu Tasdiki
Hâlihazırda faaliyetine devam eden işletmelerin her yılın Aralık ayı sonuna kadar gelecek yıla ait defterlerini tasdik ettirmesi gerekmektedir. Bu süre genellikle 31 Aralık gün sonuna kadar uzanır.
Ara Tasdik Uygulamaları
Bazı defterlerde yıl içinde ara tasdik gerekebilir. Örneğin, pay defteri veya karar defterleri sayfaları doldukça yeniden tasdik edilmelidir. Bu durumda işletmenin kendi takvimine göre hareket etmesi gerekir.
Defter Tasdik Sürecinde Dikkat Edilmesi Gerekenler
Tasdik işlemi öncesi ve sonrasında bazı konulara özen gösterilmelidir.
Noter Seçimi
Tasdik işlemi yapılacak noter, işletmenin bulunduğu yerleşim yerindeki herhangi bir noter olabilir. Ancak işlem yoğunluğuna göre randevu alınması tavsiye edilir.
Defter Formatı
Tasdik edilecek defterlerin biçimi, şekli ve içeriği usule uygun hazırlanmalıdır. Spiralli, kopabilecek sayfalı ya da yıpranmış defterler genellikle tasdik edilmez.
Zamanında Başvuru
Tasdik süresinin son gününe kalmadan başvurunun yapılması önemlidir. Son gün oluşabilecek noter yoğunluğu işlemleri aksatabilir.
Defter Tasdiki Gecikirse Ne Olur?
Tasdik işlemlerinin yasal süreler dışında yapılması durumunda işletme cezai yaptırımlarla karşı karşıya kalabilir. Bu cezalar arasında özel usulsüzlük cezaları ve bazı vergi indirimlerinden yararlanamama gibi durumlar söz konusudur.
Defter Tasdik İşleminde Gerekli Belgeler
Tasdik işlemi için bazı evrakların hazır bulundurulması gereklidir.
Şirket Evrakları
Vergi levhası, imza sirküleri, ticaret sicil gazetesi gibi şirketi tanımlayan belgeler noter tarafından istenebilir.
Kimlik ve Yetki Belgesi
İşlemi yapacak kişinin kimlik kartı ve gerektiğinde yetkilendirme yazısı da gereklidir.
Defter Tasdik Ücretleri Ne Kadardır?
Defter tasdik ücretleri her yıl Noterler Birliği tarafından belirlenen tarifelere göre değişmektedir. Ücret, defterin sayfa sayısına, cildine ve türüne göre hesaplanır.
Defter Türlerine Göre Ortalama Maliyetler
| Defter Türü | Ortalama Tasdik Ücreti (2025) |
|---|---|
| Yevmiye Defteri | 450 TL – 700 TL |
| Defter-i Kebir | 350 TL – 600 TL |
| Envanter Defteri | 300 TL – 500 TL |
| Pay Defteri | 250 TL – 400 TL |
| Karar Defteri | 250 TL – 450 TL |
Sıkça Sorulan Sorular
Aşağıda “Defter Tasdikleri Ne Zaman Yapılır?” ile ilgili sıkça sorulan sorular ve yanıtları yer almaktadır:
Yıl sonu defter tasdiki yapılmazsa ne olur?
Yıl sonu defter tasdik işlemleri yapılmazsa, işletme özel usulsüzlük cezası ile karşı karşıya kalabilir ve kayıtları yasal geçerlilik kazanmaz bu da vergi dairesiyle yaşanacak sorunlara neden olabilir.
Yeni kurulan şirketler hangi tarihe kadar defter tasdiki yaptırmalı?
Yeni kurulan şirketler faaliyet başlangıcından önce defter tasdiki yaptırmalıdır, aksi halde ilk günden itibaren usulsüzlük durumu doğar ve ceza riski taşır.
Elektronik defterler için tasdik gerekiyor mu?
E-defter kullanan işletmeler fiziksel tasdik yaptırmaz ancak e-defter uygulamasına zamanında başvurmaları ve beratlarını düzenli almaları zorunludur.
Pay defteri her yıl tasdik edilmeli mi?
Hayır, pay defteri her yıl tasdik edilmez ancak sayfaları dolduğunda veya şirket sermayesinde değişiklik olduğunda yeni sayfalar için tasdik yapılmalıdır.
Defter tasdikleri sadece noter aracılığıyla mı yapılır?
Evet, fiziki defter tasdikleri sadece noterler aracılığıyla gerçekleştirilir ve noter dışında yapılan işlemler yasal geçersizlik taşır.
Tasdiksiz defterle işlem yapılır mı?
Hayır, tasdiksiz defterle işlem yapılması yasal açıdan geçersiz sayılır ve mali denetimlerde ciddi yaptırımlarla sonuçlanabilir.
Tasdik edilen defter kaybolursa ne yapılmalı?
Defterin kaybolması durumunda işletme hemen noter ve vergi dairesine bilgi vermeli, durum bir tutanakla belgelenmelidir ve mümkünse yedek kayıtlar kullanılmalıdır.
Tasdik tarihi geçtiyse ne yapılmalı?
Tasdik süresi kaçırıldıysa ilgili yıl için ceza uygulanır ancak bir an önce noterle iletişime geçerek geç tasdik yapılması önerilir, böylece daha fazla usulsüzlük cezasının önüne geçilebilir.
